اقتصاد دانش بنیان

پاسخ به یک پرسش معمول

چرا در محل کار، کار نمي کنيم؟

جيسون فرايد (Jason Fried) نويسنده و برنامه نويس، نظرات راديکالي درباره کار کردن در شرکت و اداره به صورت سنتي دارد. او در يک سخنراني تد ميگويد چرا اغلب ما سر کار ميرويم ولي آنجا کار نمي کنيم.

من امروز ميخواهم راجع به کار با شما حرف بزنم، به خصوص در مورد اينکه چرا مردم سر کارشان کار نميکنند؟ البته همه ما به نوعي با اين مسئله درگير هستيم، ولي بگذاريد از اول شروع کنم. ما جاهايي به اسم موسسه هاي غيرانتقاعي، موسسه هاي خيريه و... داريم و هرکدامشان يکسري کارمند يا نيروي داوطلب دارند که برايشان کار ميکنند. اين موسسات توقع دارند نيروهايشان به بهترين شکل ممکن براي آنها کار کنند و واقعا اميدوارم که همينطور باشد؛ دست کم يک کار خوب و نهايتا يک کار عالي. براي اينکه اين نيروها بتوانند کاري را انجام دهند، مکاني را درست ميکنند تا دور هم جمع شوند و کارشان را انجام دهند. در نهايت به جز آن دسته از افراد خوش شانسي که براي کار به آفريقا ميروند، باقي نيروهاي داوطلب در اين موسسات بايد به اداره يا شرکت يا موسسه بروند و وظيفه خاصي را انجام دهند. بنابراين شرکتها اداره ها را ساختند. مديران اين شرکتها مکاني را ميخرند يا اجاره ميکنند. آن را پر از وسايل ميکنند؛ پر از ميز و صندلي و کامپيوتر و نرم افزار و اينترنت و حتي يخچال يا چيزهايي مثل اين و اميدوارند کارمندانشان هر روز به اين مکان بيايند و وظايفشان را به عاليترين شکل ممکن انجام دهند. طوريکه انگار اين درخواست واقعا منطقي است! هرچند اگر از افراد مختلف يا حتي از خودتان سوال کنيد کجا را براي کار کردن ترجيح ميدهيد، کسي نميگويد بستگي به کاري دارد که بايد انجام بدهم. در جواب اين سوال، اصولا سه نوع پاسخ مختلف را دريافت ميکنيد: يکي مربوط به نوع جا يا مکان است، دومي اشياء متحرک و سومي زمان.

اين هم چند مثال براي شما: من وقتي از ديگران ميپرسم - و 10 سال هست که اين کار را ميکنم - وقتي ميخواهند کار کنند به کجا ميروند، در جواب جاهايي مثل تراس يا آشپزخانه را نام ميبرند يا يک اتاق اضافي در خانه يا زيرزمين يا کافي شاپ يا کتابخانه. ممکن است به مکانهايي مثل هواپيما يا قطار هم اشاره کنند. بعضيها هم ميگويند خيلي مهم نيست کجا باشم، فقط کارم خيلي ديروقت يا صبح خيلي زود يا در تعطيلات آخر هفته نباشد. مي بينيد؟ تقريبا هيچکس نميگويد براي کار کردن به اداره ميرود، ولي شرکتهاي مختلف جايي را به عنوان اداره مشخص ميکنند و آدمها را مجبور ميکنند براي کار به آنجا بروند، در حالي که مردم در اين مکانها کار نميکنند.

يعني چه؟ چنين چيزي چطور ممکن است؟ اگر بخواهيم کمي عميق تر به موضوع نگاه کنيم، مي بينيم آدمها سر کار ميروند و به جاي يک روز کاري، چند لحظه کاري را پشت ميزشان ميگذرانند. کار در يک اداره، هر روز به اين شکل پيش ميرود. در ورودي اداره شبيه ماشين سبزي خردکني است؛ شما واردش ميشويد و بلافاصله روزتان به قطعات کوچکتر تقسيم ميشود. چون شما 15 دقيقه اينجا هستيد، 30 دقيقه جاي ديگر و بعد اتفاق جديدي ميافتد و شما کاري را که الان در حال انجامش هستيد، کنار ميگذاريد و به کار ديگري ميرسيد. بعد وقت ناهار ميشود و بعد از آن کار جديدي پيش ميآيد که بايد آن را انجام دهيد؛ اين هم 15 دقيقه ديگر. حالا يک نفر شما را کنار ميکشد تا چند سوال ازتان بپرسد. قبل از اينکه جوابش را بدهيد، ميبينيد ساعت پنج عصر است. نگاهي به روز کارياي که پشت سر گذاشتيد، مياندازيد و ميبينيد کارهايتان را تمام نکردهايد. همه ما چنين شرايطي را پشت سر گذاشته ايم؛ شايد همين ديروز يا روز قبل از آن. عصر که ميشود، نگاهي به روز کاريتان مي اندازيد و به خودتان ميگوييد امروز هيچ کاري نکردم. پشت ميز کارم بودم، پشت رايانه گرانقيمت نشستم و از همه نرم افزارهايي استفاده کردم که به من گفته بودند. در همه جلسه هايي که گفته بودند برو، شرکت کردم. يک کنفرانس تلفني هم داشتم، ولي واقعيت اين است که هيچ کاري نکردم، فقط تکاليفم را انجام دادم، بدون اينکه کاري را به سرانجام برسانم. چيزي که ما به خصوص در مورد افراد خلاق - مثل همه طراحها، برنامه نويسها، نويسندگان، مهندسها و... - مي دانيم، اين است که همه آنها به زماني طولاني و بدون وقفه نياز دارند تا بتوانند کارشان را تمام کنند. شما نميتوانيد از کسي بخواهيد ظرف مدت 15 دقيقه چيزي را خلق يا يک مشکل را به صورت واقعي حل کند. شايد يک ايده خيلي سريع به مغز خطور کند، ولي براي پرداخت عميقتر به آن، فرصتي بيشتر و بدون مزاحمت لازم است. درست که يک روز کاري هشت ساعت است، ولي کدام يک از شما تا به حال تمام اين هشت ساعت را بدون وقفه کار کرده ايد؟ هفت ساعت چطور؟ شش ساعت؟ آخرين باري که در اداره سه ساعت بيوقفه کار کرده ايد، کي بوده است؟ دو ساعت چطور؟ يا شايد حتي يک ساعت. در واقع تعداد آدمهايي که زماني را بدون وقفه به کار کردن ميپردازند، کم است. به همين خاطر هم هست که بعضيها ترجيح ميدهند در منزل کارهايشان را انجام بدهند يا از صبح خيلي زود به اداره بروند يا از آن طرف تا ديروقت در اداره بمانند و در اين ساعتها که کسي مزاحمشان نميشود، کار کنند، يا مثلا آخر هفته سر کار ميروند يا در هواپيما، قطار يا حتي توي ماشين به کارهايشان ميرسند، چون ديگر چيزي حواسشان را پرت نميکند.

همه اينها انواع مختلفي از حواسپرتي بود، ولي هنوز به بدترين نوع حواسپرتي نرسيده ايم. کارهايي که انسان بايد در مدت زمان کوتاهي انجام دهد، من را ياد چيز ديگري مي اندازد که اگر مزاحمتي وجود داشته باشد، نميتوانيم انجامش بدهيم و آن چيزي نيست جز خوابيدن. من فکر ميکنم خوابيدن و کار کردن بهشدت با هم ارتباط دارند. شما نه تنها ميتوانيد وقتي که خواب هستيد کاري را انجام بدهيد، بلکه وقتي کار ميکنيد هم ميتوانيد بخوابيد. البته منظور من اين نيست؛ ميخواهم بگويم که خوابيدن و کار کردن، دو مقوله اي هستند که براساس فازهاي مختلف ترسيم شدهاند. ما وقتي از خواب حرف ميزنيم، در مورد فازهاي خواب صحبت ميکنيم. پنج فاز مختلف براي خواب وجود دارد. براي اينکه بتوانيم به خواب عميق برسيم، ابتدا بايد به فاز اول رسيده باشيم و اگر خواب در آن حالت به هم بخورد - مثلا کسي شما را از خواب بپراند يا صدايي مزاحم خوابتان شود - و از آن فاز خارج شده و بيدار شويد، نميتوانيد دوباره از همان فاز قبلي به خوابتان ادامه بدهيد، بلکه بايد از اول شروع کنيد. شايد اين مسئله روزهاي زيادي برايتان اتفاق افتاده باشد که ساعت هفت يا هشت صبح از خواب بيدار شويد و بگوييد ديشب اصلا نخوابيدم، اگرچه کارهاي مربوط به خوابيدن را انجام دادم؛ به رختخواب رفتم، دراز کشيدم و... ولي خواب خوبي نداشتم. اصطلاح متداولي به نام «به خواب رفتن» وجود دارد، ولي ما معمولا به خواب نميرويم بلکه به سمت خواب ميرويم. خوابيدن به زمان نياز دارد. شما بايد همه مراحل و فازهاي آن را پشت سر بگذاريد و اگر چيزي در اين فرايند مزاحمتان شود، نميتوانيد خوب بخوابيد. توقع ما چيست؟ آيا کسي اينجا هست که اعتقاد داشته باشد با وجود همه مزاحمتهايي که ممکن است پيش بيايد، آدم ميتواند خوب بخوابد؟ فکر نميکنم کسي به اين سوال جواب «بله» بدهد. پس چرا توقع داريم افراد در ادارات و در حالي که ديگران مدام تمرکزشان را مختل ميکنند، بتوانند خوب کار کنند؟ خب البته اين مسئله براي من معناي چنداني ندارد. اين مزاحمتها دقيقا چه چيزهايي هستند که فقط وقتي سر کار هستيم، اتفاق ميافتند. در مکانهاي ديگر هم عوامل زيادي براي به هم زدن تمرکز وجود دارد؛ چيزهايي مثل تلويزيون، يخچال يا هر چيز ديگري که خودتان ميخواهيد کنارتان باشد. اگر نزد رئيستان برويد، او به شما ميگويد دقيقا به خاطر همين چيزها لازم نيست که در خانه کار کنيد. علاوه بر اين احتمالا ميگويد چطور ميتواند مطمئن باشد کارتان را انجام ميدهيد، وقتي شما را جلوي چشمش نميبيند. هرچند حرف مسخره اي است، ولي اين يکي از دلايل اصلي مديران براي کارمندانشان است: «من نميتوانم اجازه بدهم کسي در منزل کار کند. کارمندهايي که قرار است در خانه  کار کنند، مدام سراغ تلويزيون ميروند، سراغ فلان کار و بهمان کار ميروند...» و بعد کاشف به عمل ميآيد که اين چيزها مزاحم نيستند و به خودي خود باعث به هم خوردن تمرکز نميشوند، چون خود فرد شخصا آنها را انتخاب ميکند. شما انتخاب ميکنيد که چه زماني تلويزيون مزاحم کارتان شود. خودتان انتخاب ميکنيد که چه وسيلهاي را روشن کنيد و در مورد اينکه چه زماني ميخواهيد به پيادهروي برويد، تصميم ميگيريد، ولي در اداره وضعيت دقيقا برعکس است. در اداره هر نوع مزاحمتي که براي شما پيش ميآيد، ناخواسته است. حالا بياييد با هم بخشي از اين مزاحمتها را مرور کنيم.

مديران معمولا سعي ميکنند به شما بگويند اغلب مزاحمتهايي که سر کار برايتان ايجاد ميشود به دليل دسترسي به فيسبوک و توييتر و يوتيوب است و بعضيها تا آنجا پيش ميروند که دسترسي کارمندانشان به اين سايتها را محدود ميکنند. بعضي از شما ممکن است در چنين مکانهايي کار کنيد. اينجا هم شبيه چين شده است؟ ما داريم به کدام سمت ميرويم؟ به جايي که ديگر حتي نميتوانيم در محل کارمان وارد فيسبوک شويم؟ مشکل همين است که کارها آنطور که بايد در اداره پيش نميرود؟ فقط به اين خاطر که ما سر کار حساب توييتر يا صفحه فيسبوکمان را چک ميکنيم؟ اين کمي مسخره است. يکجور دام است و البته مي شود گفت فيسبوک و توييتر جايگزين مدرن زمان استراحت يا سيگار کشيدن در ادارات است. پيشتر، مثلا ده سال پيش، کسي نگران اين 15 دقيقه وقت سيگار کشيدن نبود، پس چرا حالا سر زدن ما به فيسبوک و توييتر آنقدر مهم شده است؟ مشکلات واقعي که امروز در ادارات و شرکتها وجود دارد، اين چيزها نيست. مشکلات اساسي ما چيزهايي است که من اسمشان را «م و م» ميگذارم؛ يعني مديران و ملاقاتهاي اداري. اينها مشکلات واقعي ما در دنياي امروز است و به همين خاطر هم است که در محل کار کاري انجام نميشود؛ به خاطر همين م و م. جالب اينجاست که مردم جاهايي را براي کار کردن ترجيح ميدهند - جاهايي مثل خانه، ماشين، هواپيما - که نه خبري از مدير هست و نه ملاقات اداري. البته مزاحمتهاي ديگري وجود دارد، اما مدير يا ملاقات اداري، نه. اينها همان چيزهايي است که شما در هيچ جاي ديگر جز اداره نميتوانيد پيدايشان کنيد. اصولا شغل اصلي مديران اين است که مزاحم ديگران شوند. اين دقيقا فايدهاي است که مديرها دارند؛ يعني ايجاد مزاحمت براي ديگران. خود آنها واقعا کاري انجام نميدهند و به همين دليل بايد مطمئن شوند که ديگران دارند کارها را جلو ميبرند و باز به همين دليل است که براي ديگران مزاحمت ايجاد ميکنند. در حال حاضر مديرهاي زيادي در دنيا وجود دارند و آدمهاي زيادي هم در جهان وجود دارند، در نتيجه مشکلات زيادي هم به خاطر اين مديرها در دنيا وجود دارد. آنها بايد بيايند و سوال کنند: «سلام، تازه چه خبر؟ بگو ببينيم اوضاع چطور پيش ميرود.» به علاوه اينکه مزاحمتها را خيلي بي موقع ايجاد ميکنند؛ يعني درست وقتي که تو پول گرفته اي تا کارت را انجام بدهي.

اين مسئله از بعضي جهات بد است ولي بدتر از آن کار ديگري است؛ برگزاري جلسه هاي کاري. اين جلسه ها براي زمان کار سمي و خطرناک هستند. همه مان هم ميدانيم اين حرف درست است. معمولا نمي بينيم که کارمندها جلسه برگزار کنند؛ انگار اين رسمش نيست. رسمش اين است که مديرها درخواست برگزاري جلسه کرده و کارمندها را دعوت کنند. واقعا احتمال اينکه کارمندان در آن زمان وقت داشته باشند تا در جلسه شرکت کنند، چقدر است؟ اگر مشغول فکر کردن به يک کار مهم يا در حال انجام آن باشند، چطور؟ درست مثل اين است که به کارمندها بگوييد هر کار ديگري داريد، زمين بگذاريد و به کار ديگري برسيد. بعد آنها را به اتاق جلسات ميبريد و درباره موضوعاتي با آنها حرف ميزنيد که شايد خيلي مهم نباشند، چون جلسات، کار کردن به حساب نمي آيند. اصولا جلسه جايي است که در آن به شما ميگويند بعدا بايد چکار کنيد و هر جلسه باعث به وجود آمدن جلسه بعدي ميشود. معمولا هم افراد زيادي در جلسه حاضر هستند که همين باعث تحميل هزينه زيادي به شرکت ميشود. اغلب مديرها درباره برگزاري جلسه هاي يک ساعته ميگويند: «درست نيست.» مگر اينکه فقط يک نفر در آن جلسه باشد. اگر ده نفر در جلسه باشند، جلسه يک ساعته تبديل به جلسه ده ساعته ميشود. آن هم ده ساعتي که شرکت دارد براي آن هزينه ميکند. اين يعني از بين بردن ده ساعت مفيد براي داشتن جلسهاي که قرار بود يک ساعت طول بکشد. احتمالا چند نفر ديگر هم در سازماندهي آن شرکت کردهاند و هرکدامشان هم فقط چند دقيقه حرف زده اند. نرم افزارهاي مربوط به سازماندهي جلسات طوري طراحي شده است که هر جلسه بين نيم تا يک ساعت طول بکشد. شما در برنامه اوتلوک جلسات ده ساعته را برنامه ريزي نميکنيد و فکر نميکنم اصلا چنين کاري ممکن باشد. در نهايت شما ميتوانيد براي برگزاري يک جلسه 15، 30 تا نهايتا 45 دقيقه اي برنامه ريزي کنيد. ما سعي ميکنيم همه چيز را در اين يک ساعت خلاصه کنيم؛ يعني در حداقل زمان ممکن.

پس جلسه هاي کاري و مديران، مشکلات اصلي دنياي کسب و کار هستند؛ به خصوص در ادارهها. چنين مسائلي خارج از اداره اتفاق نمي افتد، ولي من دستورالعملي براي مواجهه با اين مشکل دارم. مديران چکاري ميتوانند انجام دهند براي تبديل ادارات به محيطي مناسب براي کار کردن؟ طوري که اداره آخرين جا براي کار کردن نباشد، بلکه اولين گزينه باشد و مردم بگويند وقتي ميخواهم کار کنم به اداره ميروم. اداره ها امکانات خوبي دارند و آنجا همه چيز براي کار کردن مهياست، ولي کسي نميخواهد به آنجا برود، پس تکليف چيست؟ من سه راهحل براي اين مشکل دارم که ميخواهم با شما در ميان بگذارم. سه دقيقه هم وقت دارم، بنابراين همه چيز حسابي با هم جور درميآيد.

نظرتان درباره «پنجشنبه سکوت» چيست؟ ميتوانيد يکي از پنجشنبه هاي ماه را در نظر بگيريد و نصف آن را پنجشنبه سکوت بناميد؛ يعني فقط نصف يک روز پنجشنبه در هر ماه. مثلا اولين پنجشنبه هر ماه. هيچکس حق ندارد در اين نصف روز حرف بزند، نتيجه اش ميشود کلي کار انجام شده. وقتي کسي با کسي حرف نزند، زمان مناسبي فراهم ميشود براي کار کردن بدون دخالت و مزاحمت ديگران. اگر شما به کسي چهار ساعت زمان بدهيد، آن هم بدون دخالت و مزاحمت ديگران، در واقع بهترين هديهاي را که يک نفر ميتواند در محل کارش بگيرد، به او داده ايد؛ بهتر از يک کامپيوتر، مانيتور، يک نرمافزار يا هر چيزي مثل اينها. مطمئنم اگر امتحانش کنيد، با حرف من موافقت ميکنيد. شما حتي ميتوانيد بيشتر از چهار ساعت زمان در نظر بگيريد و يک يا دو بار در هفته اين کار را تکرار کنيد. اگر يک بار امتحانش کنيد، ميفهميد که واقعا جواب ميدهد.

راه حل بعدي اين است که به جاي برگزاري جلسات حضوري و مستقيم، جلسات را به کمک ايميل يا سيستمهاي پيامرسان به صورت غيرمستقيم برگزار کنيد. بعضيها ممکن است بگويند ايميل زدن يا پيام گذاشتن واقعا وقتگير است، ولي موضوع اين است که شما هر وقت بخواهيد، ميتوانيد سراغشان برويد. در حالي که در مورد رئيستان چنين امکاني وجود ندارد. واقعيت اين است که کارهاي خيلي کمي وجود دارد که دقيقا بايد در همان لحظه انجام شود. اگر مدير هستيد، افرادتان را تشويق کنيد که بيشتر از ابزارهايي مثل ايميل يا انواع پيامگيرها استفاده کنند. همچنين اجازه بدهيد مطابق برنامه خودشان به شما مراجعه کنند. آخرين پيشنهاد من اين است: وقتي جلسهاي داريد که نميتوانيد در آن شرکت کنيد، اگر امکانش را داريد کنسلش کنيد. امروز جمعه است و ما معمولا دوشنبه ها جلسه داريم. شما ميتوانيد به اين جلسه نرويد؛ نه اينکه بخواهيد آن را به وقت ديگري موکول کنيد، نه، اصلا در جلسه شرکت نکنيد. خواهيد ديد که اوضاع کاملا عادي خواهد بود. همه تصميماتي را که فکر ميکني بايد بگيري، همين دوشنبه، درست سر ساعت نه فراموش کن. مطمئن باش هيچ مشکلي پيش نميآيد. در عوض صبحت را بهتر شروع ميکني و بعد ميبيني آن کارهايي که فکر ميکردي بايد انجام دهي، خيلي هم واجب نبوده است.

اينها سه پيشنهاد من براي شما بود که ميخواستم به آنها فکر کنيد. اميدوارم حداقل روي مديرها، رؤسا و همه کساني که بايد با جمعي از افراد کار کنند، تاثير گذاشته باشد.